Telefooncentrale laten inspreken: teksten, tips en voorbeelden
Het eerste wat een nieuwe klant van je bedrijf hoort, is vaak niet een medewerker maar je telefooncentrale. Een rommelig keuzemenu of een voicemail die klinkt alsof hij in een hal is opgenomen, zet meteen de toon. Een professioneel ingesproken centrale doet het omgekeerde: rustig, duidelijk en herkenbaar. In dit artikel lees je welke berichten je nodig hebt, hoe je de teksten schrijft en waar je technisch op let als je je telefooncentrale laat inspreken.
Welke berichten heeft een telefooncentrale nodig?
De termen lopen door elkaar, maar een centrale bestaat meestal uit deze onderdelen:
- Welkomstboodschap: het eerste wat een beller hoort.
- Keuzemenu: de beller kiest een afdeling of onderwerp.
- Wachtboodschap: overbrugt de tijd in de wachtrij, vaak met muziek eronder.
- Buiten openingstijden: wanneer je wel bereikbaar bent en wat de beller nu kan doen.
- Voicemail: de uitnodiging om een bericht in te spreken.
- Feestdagen en vakanties: losse varianten die je tijdelijk aanzet.
Een eenvoudige centrale redt het met drie berichten: welkom, keuzemenu en gesloten. Werk je met meerdere afdelingen of wisselende openingstijden, dan zit je al snel op acht tot tien.
Voorbeeldteksten die je kunt aanpassen
Welkomstboodschap
Welkom bij [bedrijfsnaam]. Fijn dat je belt. Je wordt zo snel mogelijk geholpen.
Keuzemenu
Voor een nieuwe afspraak, toets 1. Heb je een vraag over een bestelling, toets 2. Voor alle andere vragen, toets 3.
Wachtboodschap
Al onze medewerkers zijn in gesprek. Blijf aan de lijn, je bent zo aan de beurt. Veel vragen vind je ook beantwoord op [website].
Buiten openingstijden
Je belt buiten onze openingstijden. We zijn bereikbaar op werkdagen van [tijd] tot [tijd]. Spreek na de piep je naam en nummer in, dan bellen we je terug.
Je centrale laten inspreken door een echte stem?
Stuur je teksten, en je krijgt de berichten gemonteerd terug in het formaat dat jouw centrale vraagt.
Zes tips voor een keuzemenu dat werkt
- Houd het kort. Maximaal vier of vijf keuzes per menu. Meer onthoudt niemand.
- Eerst het doel, dan de toets. “Voor een afspraak, toets 1” onthoudt de beller beter dan “Toets 1 voor een afspraak”.
- De meest gekozen optie eerst. Waar bellen de meeste mensen voor? Die komt bovenaan.
- Geen details die snel veranderen. Zet een tijdelijke actie in een apart bericht dat je los kunt vervangen.
- Herhaal het belangrijkste. Een website of telefoonnummer mag best twee keer genoemd worden.
- Kies één aanspreekvorm. Jij of u, en houd dat vol in alle berichten.
Het technische deel: het juiste bestandsformaat
Telefooncentrales zijn kieskeurig. Veel systemen vragen WAV-bestanden in 16-bit en 8 kHz, soms mono, soms in een speciaal telefonieformaat. Andere accepteren gewoon een MP3. Vraag het na bij je telefonieaanbieder of kijk in de handleiding van je centrale, en geef het door bij je aanvraag. Dan krijg je bestanden die je direct kunt inladen, op het goede volume en zonder stilte aan het begin.
Let ook op de muziek in je wachtrij. Commerciële muziek mag je niet zomaar gebruiken, ook niet onder een wachtboodschap. Kies rechtenvrije muziek met een licentie voor dit gebruik.
Zo werkt het inspreken
Je stuurt je teksten, met de uitspraak van de bedrijfsnaam of vaktermen erbij als die niet voor zich spreekt. Ik neem op in de studio in Oosterhout, knip elk bericht los en lever alles aan in het formaat dat je systeem vraagt. Voor Kwebbels Kinderboeken sprak ik zo de berichten in voor als het bedrijf open en gesloten is.
Twijfel je over je teksten of weet je niet waar je moet beginnen? Lees ook voice-over script schrijven, of vraag het gewoon mee in je aanvraag.
Veelgestelde vragen
Wat kost het om een telefooncentrale te laten inspreken?
Dat hangt af van het aantal berichten en de lengte. Een centrale is een van de goedkopere voice-overklussen, omdat er geen uitzendrechten bij komen kijken. Meer over tarieven lees je in wat kost een voice-over.
Kan ik later één bericht laten aanpassen?
Ja. Daarom is het slim om tijdelijke informatie, zoals feestdagen, in losse berichten te zetten. Dan hoeft alleen dat ene bestand opnieuw.
Moet ik jij of u gebruiken?
Dat past bij je merk. Een advocatenkantoor kiest vaak u, een webwinkel vaak jij. Het belangrijkste is dat alle berichten hetzelfde doen.
Klinkt je centrale nog als een haastige opname van jaren terug?
Beluister eerst de demo’s, en vraag daarna een voorstel aan met een vaste prijs.